リモートワークでのコミュニケーションのコツ

2021年も1/4が過ぎ、4月も終わろうとしていますが、みなさんいかがお過ごしでしょうか。
4月と言えば新年度。
新しい生活やスタートを迎えられた方も多いのではないでしょうか。

組織へ参加して日が浅い方や、業務の習熟度が浅い方などから、
不慣れな環境、業務においてオンラインだと特に相手の表情がみえず、
過度な緊張や心的負荷がかかっている、という声も聞きます。

また、新たな環境でなくても、リモートワークをしていくなかで、
やりにくさ、もやもやを抱えている方もきっと多いのではないでしょうか。
我々クリーデンスも、去年からリモートワークを推進しており、
わたし自身も実際同じようにもやもやを感じているひとりです。

そこで今回は、リモートワークをスムーズに、また気持ちよく進める工夫を改めて紹介します！

まずはリモートワークでの難しさについて、まとめてみたいと思います。

話したいとき、聞きたいときに話せない（タイムラグがある）

わたし自身のもやもや第一位はこれです。
対面であれば、「ちょっといいですか」とすぐに確認できたことが、
電話をかける、もしくはチャットを立ち上げて入力する、というひと手間がかかります。
「今これ聞きたい！」「これ確認してからじゃないと、次に進めない」ということも多いですが、
例えばチャットであれば、返事が返ってくるまでにタイムラグが生じてしまいます。

進捗や成果が見えにくい

ひとりで仕事を完結している方は多くありません。
だからこそ、メンバー間でのコミュニケーションと、いかにお互いの業務上の進捗を確認しながら進めるか、
が大事になってきますが、リモートワークではそれがなかなか見えません。
「あの件、確認してくれているかな」「あのプロジェクト、お願いしていたタスクどこまで進んでいるかな」
と、不安になってしまうこともあります。

コミュニケーション量の低下

上記2点とも関係しますが、顔を突き合わせて仕事していた頃よりも、圧倒的にコミュニケーション量は減少します。
仕事で嫌なことがあった、ちょっと話を聞いてほしい…、見てみて！これめっちゃおもしろい！などなど、
業務に関するコミュニケーションだけでなく、ちょっとした愚痴や共有など、
仕事以外のコミュニケーションも、実は結構大事だったりします。

また、初めて組織にジョインする側からすれば、
「こんなこと聞いたらまずいかも」「今忙しい時間だから聞いたら迷惑かも」
と、ちょっとしたことも聞きにくいものです。
そんな「ちょっとしたコミュニケーション」ができなくなることがストレスになることもありますし、
そもそもちょっとしたコミュニケーションが取れない環境だと、
大事なコミュニケーションも取りにくいですよね…

上記を踏まえつつ、ではどうしたら円滑に進めていけるのか？という点も考えていきたいと思います。

なるべくタイムラグをなくす工夫

すぐに確認したいことであれば、相手のスケジュールを確認して、
空いている時間帯をめがけて電話をするのが一番早いですが、
それができない場合には、チャット・メールを活用していくことになると思います。

チャット活用時に意識する点としては
・なるべく聞きたいことは一回にまとめる
・冗長的ではなく簡潔に
・グループチャットではなく個人向けに（もしくはメンション機能を使って）送る
などが挙げられます。

上記だけではきっとタイムラグは0にはならないので、
むしろタイムラグは発生するものとして「すぐに返ってきたらラッキー」くらいのスタンスのほうが、
ストレスなく進められるかもしれません。

進捗や成果を見える工夫

リモートワークでは進捗・成果が見えないもの、としてお互い細やかに確認・共有する意識を持つのが
ベストではありますが、そのためにできることとして
・今日/今週/今月やることを宣言する
・どこまで進んでいるのか、お互いの進捗共有ができる場を作る
・お互いのタスクを明確化する
などが挙げられるかと思います。

コミュニケーション量を増やす工夫

新卒・中途社員の方々とのコミュニケーションについては、
受け入れ側のチーム・組織の方々が「質問しやすい雰囲気を作る」ことが前提ですが、
お互いの表情も見えないなかだとなかなか雰囲気つくりも難しいことが多いはず。

そこで
・オンラインツールやチャットで連絡する際は、「今、大丈夫ですか？」など、都度相手の状況を確認する
・「可能なときで良いので誰か教えてください！」などを気軽に投稿できる場や雑談、つぶやき用のチャットをつくる
・きつい印象にならないよう適度に「！」や「^^」など雰囲気が和らぐ絵文字を入れる
・「なんでも相談OK」の時間や、ショートMTGを定期的な予定として盛り込む（1日15分、11：00～など）

など、”気軽に聞ける/話せる場” を作っていけると、コミュニケーション頻度を上げていけるでしょう。

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働き方はこれからますます多様化し、それに伴って、コミュニケーションツールや方法も多様化していくのだと思います。
リモートワークがきっと今後スタンダードにもなっていくことを踏まえ、この状況を前向きに捉えていきたいですね！